COMMUNICEREN

Iedereen doet het. Niet alleen mondeling en schriftelijk, zelfs als je niets zegt communiceer je vaak nog. Je luistert bijvoorbeeld. En anders vertelt je gezichtsuitdrukking of je lichaam wel wat je ervan vindt.

Op de werkvloer heeft iedereen elkaar altijd wel iets te vertellen: over de laatste vakantie, het verloop van het project of de inhoud van de werknemersvergadering. Om gespreksstof zitten we dus niet verlegen, maar vaak weten we niet hóe we iets moeten vertellen of hoe we de boodschap zo moeten overbrengen dat de ander deze ook heeft begrepen. Gelukkig is mondeling communiceren te leren, waarbij goed luisteren net zo belangrijk is als praten.

Goede communicatie is geven en nemen, halen en brengen.

HOE VINDT PROJECTCOMMUNICATIE PLAATS?

Eigenlijk is elk overlegmoment hiervoor geschikt. Een toolboxmeeting bijvoorbeeld is hiervoor een uitstekend middel. Gebruik een toolboxmeeting niet alleen om een specifiek veiligheidsonderwerp te bespreken, maar ook om al deze andere punten onder de aandacht te brengen.

Door goede projectcommunicatie wordt relevante (project)informatie met alle medewerkers en eventueel onder-/nevenaannemers gedeeld. Het zorgt ervoor dat een project soepel verloopt, iedereen kan efficiënt en effectief werken omdat men weet wat de bedoeling is, iedereen weet wat de verwachtingen zijn en waar de aan te pakken knelpunten zitten. Goede en juiste informatie zorgt voor onderling begrip en een betere samenwerking en helpt bij de motivatie!

WAT IS DE ROL VAN DE MEDEWERKER IN EEN TOOLBOXMEETING?

• denk mee
• stel vragen
• deel je ideeën en meningen. Geef ons de kans hierop actie te ondernemen, bespreek ze niet alleen onderling.
• niet alleen maar afwachten, maar draag ook zelf onderwerpen aan voor het overleg

MAG JE DUS ZELF OOK VRAGEN OM EEN OVERLEG/TOOLBOXMEETING?

Natuurlijk mag je zelf ook een werkoverleg of toolboxmeeting aanvragen.

Wat kunnen redenen hiervoor zijn? Bijvoorbeeld omdat je:

• meer wilt weten over het project en de uit te voeren werkzaamheden
• een goed idee hebt voor het aanpakken van een bepaalde klus
• een verbetervoorstel voor de organisatie hebt
• wilt weten wat de veilige werkmethode voor bepaalde werkzaamheden is
• bepaalde voorzieningen mist op de bouwplaats en dit wilt bespreken.

Dit zijn slechts een paar voorbeelden die een uitstekend uitgangspunt bieden voor een werkoverleg.

WAT MOGEN LEIDINGGEVENDE ÈN MEDEWERKER VAN ELKAAR VERWACHTEN?

• Opvolging: als er een afspraak gemaakt is of een actie van je verwacht wordt, hou je aan deze afspraak en voer de actie ook uit!  Als er vragen of punten zijn waar de leidinggevende niet direct antwoord op kan geven, dient hij deze vraag uit te zetten in de organisatie, de actie op te volgen en er zo snel mogelijk op terug te komen. Maar je mag altijd antwoord verwachten, niet is tenslotte zo frustrerend voor goede communicatie als geen antwoord krijgen op je vragen.

• Geen aannames: ga niet uit van aannames, ga er niet zondermeer vanuit dat iemand “dat wel weet” of “dat wel zal doen”. Vraag, koppel terug en ga in dialoog!

• Geen (voor)oordelen: stel je oordeel uit en probeer een open houding aan te nemen. Hierdoor krijg je sneller begrip voor een ander en kom je eerder tot een goed resultaat.

• Wees duidelijk: communiceer helder en eerlijk. 

• Geef feedback: goede feedback geven is een ware kunst. Aandachtspunten hierbij zijn:

• je bespreekt alleen het gedrag (wat iemand gedaan heeft), niet de persoon (hoe hij/zij is)
• je beschrijft concreet en specifiek gedrag dat je zelf hebt gezien of gehoord
• je blijft bij het hier en nu, haal geen oude koeien uit de sloot
• je let op de timing, je zoekt een goede gelegenheid
• je beperkt je tot het belangrijkste, overvoer de ontvanger(s) niet
• geef aan dat je feedback een kans is om te leren en niet bedoeld is als aanval
• geef verduidelijking als de ontvanger het niet begrijpt.

Mochten naar aanleiding van deze Toolbox nog vragen zijn, dan kan contact worden opgenomen met de KAM-afdeling.